POP3 o IMAP: differenze e quale scegliere quando si configura un account email

POP3 o IMAP: quale scegliere?

IMAPè la scelta giusta per quasi tutte le caselle: i messaggi restano sul server e ogni dispositivo collegato, dallo smartphone al computer alla webmail, vede la stessa posta con le stesse cartelle. POP3 ha senso solo se la posta si legge da un unico computer e l'archivio deve stare lì.

Microsoft, nella guida di Outlook su IMAP e POP, indica IMAP come «il metodo consigliato» quando si controlla la posta da più dispositivi, e la guida dell'app Gmail fa scegliere «Personale (IMAP)» per gli indirizzi che non sono Gmail.

Differenze tra POP3 e IMAP

Le differenze tra POP3 e IMAP nascono da dove resta la posta: IMAP la conserva sul server e sincronizza lo stato di ogni messaggio, POP3 la trasferisce sul dispositivo che la scarica. Da questa scelta dipendono l'uso su più dispositivi, la posta inviata, lo spazio sul server e chi deve fare il backup.

Personale POP3 o IMAP: cosa scegliere nell'app Gmail

La domanda «Personale (POP3) o Personale (IMAP)» compare nell'app Gmail per Android quando si aggiunge a mano un indirizzo che non è Gmail, per esempio la casella del dominio aziendale: è la scelta del protocollo con cui l'app riceve la posta. La risposta è Personale (IMAP), l'unica opzione che la guida di Google indica nella configurazione manuale.

La guida di Gmaildescrive il percorso: Profilo → Aggiungi un altro account → Altro, poi indirizzo, Personale (IMAP), password e impostazioni IMAP del provider. L'esempio della guida usa la porta 993 con sicurezza SSL/TLS.

Gmail sul computer chiude il recupero POP degli account di terzi, e la modifica non tocca l'app. Google ha annunciato nella pagina sulle modifiche a Gmailify e POP che la funzione «Controlla la posta di altri account» non accetta nuovi utenti dopo il primo trimestre del 2026 e resta per quelli esistenti fino a gennaio 2027; l'app Gmail continua a leggere gli altri account con una connessione IMAP standard.

Le caselle Exchange hanno anche un terzo protocollo, Exchange ActiveSync: Microsoft documenta che porta sul telefono posta, calendario, contatti e attività; IMAP da solo sincronizza soltanto la posta.

Come funziona IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) è il protocollo con cui un client legge e gestisce la posta che resta sul server. La versione in vigore è IMAP4rev2, definita dalla RFC 9051 dell'agosto 2021: gestisce le cartelle del server come se fossero locali e risincronizza un client che è rimasto offline.

Ogni messaggio porta dei flag che il server conserva: letto, risposto, contrassegnato, eliminato, bozza. Se sul telefono si segna un messaggio come letto, il flag cambia sul server e il computer lo mostra letto alla connessione successiva; lo stesso vale per lo spostamento in una cartella e per la cancellazione. Microsoft aggiunge che un client IMAP scarica il messaggio completo solo quando l'utente lo apre e non scarica gli allegati in automatico, per cui la casella si consulta in fretta anche su una rete lenta.

La posta inviata segue la stessa logica: il client ne salva una copia nella cartella che la RFC 9051 identifica con l'attributo Sent, e la copia si ritrova su ogni dispositivo. IMAP però gestisce solo i messaggi. Non spedisce, perché l'invio passa da SMTP, come precisa la stessa RFC; e non sincronizza calendari e contatti, che richiedono CalDAV e CardDAV oppure Exchange ActiveSync.

Come funziona POP3

POP3 (Post Office Protocol versione 3) è il protocollo che scarica i messaggi dal server al dispositivo e, nel funzionamento normale, li cancella dal server. Lo definisce la RFC 1939 del maggio 1996: la posta si scarica e poi si elimina, e la gestione dei messaggi sul server è lasciata a IMAP.

POP3 conosce una sola casella, la posta in arrivo: non ha cartelle sul server e non sincronizza lo stato dei messaggi. Cartelle, messaggi letti e posta inviata vivono solo sul computer che ha scaricato la posta; Microsoft precisa che con POP la posta inviata resta «in locale nel PC o Mac, non nel server».

I client offrono un correttivo, l'opzione «Lascia una copia dei messaggi sul server». La guida Microsoft su POP3 e più computerspiega che Outlook classico con POP3 elimina i messaggi dal server per impostazione predefinita; con l'opzione attiva li lascia, e può cancellarli dopo un numero di giorni o quando l'utente li elimina dal computer. La RFC 1939 chiama questo uso una versione debole della casella permanente tipica di IMAP: un secondo dispositivo scarica di nuovo gli stessi messaggi, ma non sa quali l'utente ha letto o spostato sul primo, né a quali ha risposto.

Porte e cifratura di IMAP, POP3 e SMTP

IMAP e POP3 servono a ricevere la posta, SMTP a spedirla: un account configurato su un client ha sempre due server, quello in arrivo (IMAP o POP3) e quello in uscita (SMTP). Ogni protocollo ha una porta cifrata dal primo pacchetto, il TLS implicito, e una porta in chiaro che si protegge con il comando STARTTLS.

La RFC 8314 del gennaio 2018 chiede di usare TLS 1.2 o superiore fra client e server, di abbandonare appena possibile i protocolli in chiaro e di preferire il TLS implicito alla negoziazione con STARTTLS. Nei campi dell'account vuol dire 993 con SSL/TLS per IMAP, 995 con SSL/TLS per POP3, 465 con SSL/TLS oppure 587 con STARTTLS per l'invio: la stessa RFC chiede a client e server di supportare entrambe le porte di invio per un periodo di transizione.

La porta 25, per la RFC 6409, è quella che i server di posta usano fra loro e non si configura nel client. Una configurazione con sicurezza «Nessuna», infine, fa passare nome utente e password in chiaro: l'app Gmail la accetta solo dopo un avviso esplicito.

Quando ha ancora senso POP3

POP3 ha ancora senso per una casella letta da un solo computer, con l'archivio tenuto in locale. Negli altri casi IMAP fa le stesse cose e tiene allineati anche gli altri dispositivi.

Dove POP3 funziona:

• un solo computer e una sola persona: l'archivio locale è completo e si consulta senza rete;
• spazio ridotto sul server: il client scarica e cancella i messaggi, quindi la casella non si riempie;
• archivio da tenere fuori dal server, per esempio per conservarlo in un sistema documentale;
• connessione intermittente: tutto quello che è stato scaricato resta leggibile.

Dove POP3 crea problemi:

• smartphone e computer insieme: il dispositivo che scarica per primo toglie i messaggi agli altri, se non lascia una copia sul server;
• caselle condivise come info@ o amministrazione@: nessuno vede quali messaggi hanno letto i colleghi, né a quali hanno risposto;
• guasto o furto del computer: senza un backup locale l'archivio è perso;
• cambio di computer: la posta va trasferita a mano, perché sul server non c'è più.

Spazio della casella e backup con IMAP e POP3

La sincronizzazione IMAP non è un backup: replica sul server anche gli errori. Un messaggio cancellato per sbaglio dal telefono sparisce dal computer e dalla webmail, e una cartella svuotata è svuotata ovunque; per recuperarli, una volta svuotato il cestino, serve il backup lato server del provider, con un periodo di conservazione dichiarato.

Il backup lato server cambia da servizio a servizio. Sulle caselle CloudMail di Rackone, da 25 GB, il backup è giornaliero; su Email Zimbra, con caselle da 50 GB, il backup è continuo, con 30 giorni di conservazione e il ripristino del singolo messaggio o dell'intero account. Con IMAP conta anche la quota: l'archivio intero sta sul server, e lo spazio della casella fissa quanta posta si può conservare.

Con POP3 l'unica copia completa è il file dati del client sul computer. La RFC 1939 segnala anche il caso misto, i messaggi lasciati sul server che si accumulano senza limite, e Microsoft avverte che una casella POP3 piena può impedire la ricezione dei messaggi nuovi. Chi lascia una copia sul server imposta quindi anche la cancellazione dopo un certo numero di giorni.

Come configurare IMAP o POP3 su Outlook, Thunderbird e smartphone

La configurazione di IMAP o POP3 parte quasi sempre in automatico: il client riconosce il provider dall'indirizzo e, come documenta Microsoft, tenta per prima la connessione IMAP. La scelta del protocollo compare quando la configurazione automatica non trova le impostazioni o quando si sceglie la configurazione manuale; servono i nomi dei server, le porte e il tipo di sicurezza indicati dal provider.

Outlook classico per Windows

Outlook classico fa scegliere il protocollo dalla configurazione avanzata, descritta nella guida di Microsoft:

1. Si seleziona «File → Aggiungi account».
2. Si inserisce l'indirizzo, si apre «Opzioni avanzate», si seleziona «Consenti la configurazione manuale dell'account» e poi «Connetti».
3. Si sceglie il tipo di account, IMAP oppure POP.
4. Si controllano server in arrivo e in uscita nella schermata «Impostazioni account» e si seleziona «Avanti».
5. Si inserisce la password e si seleziona «Connetti».

Con POP3, per non togliere la posta agli altri dispositivi, si attiva «Lascia una copia dei messaggi sul server» da File → Impostazioni account → Impostazioni account → Cambia → Altre impostazioni → Avanzate. Nel nuovo Outlook per Windows l'account si aggiunge da Visualizza → Impostazioni di visualizzazione → Account → Aggiungi account.

Thunderbird

Thunderbird usa IMAP per impostazione predefinita quando il server supporta entrambi i protocolli, come spiega l'assistenza Mozilla. Si aggiunge l'account con nome, indirizzo e password; Thunderbird propone IMAP (cartelle remote) o POP3 (mantenere la posta sul proprio computer), si sceglie e si conferma con «Fatto». La configurazione manuale permette di cambiare server, porte e protocollo. Un account già creato non si converte da POP3 a IMAP o viceversa: si crea un account nuovo.

iPhone e iPad

L'app Mail di iPhone e iPad chiede il protocollo solo se non trova da sola le impostazioni; i passi sono quelli del Supporto Apple:

1. Si apre «Impostazioni», si tocca «App», poi «Mail» e «Account Mail».
2. Si tocca «Aggiungi account», si inserisce l'indirizzo e si tocca «Avanti».
3. Si tocca «Aggiungi un altro account», poi «Account Mail», e si inseriscono nome, indirizzo, password e descrizione.
4. Se Mail non trova le impostazioni, si tocca «Avanti» e si sceglie IMAP o POP.
5. Si compilano «Server posta in arrivo» e «Server posta in uscita», si tocca «Avanti» e poi «Salva».

Android con l'app Gmail

L'app Gmail aggiunge l'indirizzo di un altro provider con questi passi, presi dalla guida di Google:

1. Si apre l'app Gmail e si tocca Profilo, in alto a destra nella barra di ricerca.
2. Si tocca «Aggiungi un altro account», poi «Altro».
3. Si inserisce l'indirizzo completo e si tocca «Avanti».
4. Si seleziona «Personale (IMAP)», si inserisce la password e si tocca «Avanti».
5. Si inseriscono le impostazioni IMAP del provider: porta 993 e sicurezza SSL/TLS, nell'esempio della guida.

Passare da POP3 a IMAP senza perdere la posta

Passare da POP3 a IMAP vuol dire riportare sul server la posta che POP3 ha scaricato e cancellato dal server: cambiare il protocollo nelle impostazioni non basta, e in Thunderbird non si può nemmeno. Il metodo è aggiungere la stessa casella come account IMAP accanto a quello POP3 e copiarci i messaggi.

1. Si verifica con il provider che la casella supporti IMAP e che lo spazio basti per l'archivio.
2. Si aggiunge la casella come account IMAP, con le porte e la cifratura della tabella sopra.
3. Si trascinano cartelle e messaggi dall'account POP3 alle cartelle dell'account IMAP.
4. Si controlla dalla webmail o da un secondo dispositivo che la posta sia arrivata sul server.
5. Si rimuove l'account POP3, dopo aver salvato una copia del file dati del client.

Mozilla avverte che la copia può richiedere diversi minuti, e che i messaggi più vecchi possono restare in una cartella locale del client se lo spazio sul server non basta. Quando il passaggio coincide con un cambio di provider, la copia la può fare chi attiva le caselle nuove: per le caselle CloudMail Rackone copia messaggi, cartelle e contatti e concorda con il cliente il cambio dei DNS.

Caselle condivise: POP3 e IMAP a confronto

Una casella condivisa come info@, letta da più persone, funziona bene solo con IMAP, perché il server conserva per tutti lo stato di ogni messaggio. Un esempio ipotetico: una casella info@ letta da una persona sullo smartphone e da due colleghi sui computer dell'ufficio.

Con POP3 e senza copia sul server, il primo computer che scarica la posta prende tutti i messaggi e gli altri non li vedono più: è lo scenario che Microsoft descrive nella sua guida su POP3 e più computer. Con la copia lasciata sul server ognuno scarica tutto, ma nessuno sa se una richiesta ha già avuto risposta.

Con IMAP le tre persone vedono la stessa casella: il server conserva il flag di risposta, quindi su tutti i dispositivi risulta che un collega ha già risposto a quel messaggio. Anche un messaggio spostato in una cartella si ritrova nella stessa cartella ovunque.

Le caselle email di Rackone

Le caselle CloudMail di Rackone, ospitate in data center in Italia, supportano IMAP, POP3 e SMTP, hanno la webmail, sincronizzano calendari e contatti con CalDAV e CardDAV e hanno il backup giornaliero. Email Zimbra collega Outlook con un connettore dedicato e smartphone e tablet con ActiveSync. Rackone rivende e attiva anche Microsoft 365 e Google Workspace, con la migrazione delle caselle.

Il filtro antispam e antivirus lavora come gateway prima della casella, quindi protegge ogni dispositivo, qualunque protocollo usi. Per una casella nuova la configurazione da usare resta IMAP sulla porta 993 con SSL/TLS.

Confronta i servizi email di Rackone: protocolli, spazio e backup di ogni casella sono scritti nella pagina.