Nextcloud: cos'è, come funziona e quando conviene a un'azienda

Cos'è Nextcloud?

Nextcloud è una piattaforma di collaborazione open source che un'azienda installa su un server proprio o di un fornitore scelto: file, condivisione, chat, videochiamate, documenti, calendario e contatti stanno in un unico sistema, con i dati dove decide l'azienda.

Lo sviluppa Nextcloud GmbH, società con sede a Stoccarda avviata nel giugno 2016 da Frank Karlitschek e Niels Mache. Il progetto nasce come fork di ownCloud, di cui Karlitschek era il fondatore, come riporta il comunicato del 2 giugno 2016. Il codice del server è pubblicato su GitHub con licenza AGPLv3: chiunque può installarlo, studiarlo e modificarlo senza pagare licenze. Il nome si scrive in una parola sola, Nextcloud, e non «Next Cloud».

La suite si chiama Nextcloud Hub, e le release recenti prendono il nome della stagione di uscita. La versione corrente è Hub 26 Summer, basata sulla versione 35 del server e uscita il 16 settembre 2026. Il changelog ufficiale indica come ultima versione di manutenzione, al 6 ottobre 2026, la 35.0.1 del 24 settembre.

Come funziona Nextcloud?

Nextcloud è un'applicazione web, installata su un server Linux, che custodisce file, calendari e contatti. Gli utenti vi accedono dal browser, dai client di sincronizzazione per Windows, macOS e Linux e dalle app per iOS e Android. Una cartella sincronizzata sul computer resta allineata con il server, e ogni modifica arriva agli altri dispositivi collegati.

I file si salvano sul disco del server oppure su uno storage compatibile S3 usato come archivio primario, mentre nomi, cartelle, utenti e condivisioni stanno in un database MariaDB, MySQL o PostgreSQL. Lo Storage S3 di Rackone è fra quelli compatibili: i dati restano in Italia e il traffico in entrata e in uscita è gratuito.

Il server parla anche i protocolli standard: WebDAV per i file, CalDAV e CardDAV per calendari e contatti. Per questo si collegano anche programmi esterni, come Thunderbird o le app native del telefono. Le funzioni si aggiungono come app: la pagina di Nextcloud Hub ne conta più di 600 nell'App Store, dall'editor di documenti alla gestione dei progetti, e l'amministratore decide quali attivare.

Le funzioni principali: file, chat, documenti e groupware

Nextcloud Hub raccoglie le funzioni principali in gruppi di app (file, chat e videochiamate, documenti online, groupware), che l'amministratore attiva insieme o uno alla volta; accanto ci sono un assistente di intelligenza artificiale e gli strumenti di automazione.

File e condivisione: Nextcloud Files

L'app Files archivia e sincronizza i file e li condivide con utenti e gruppi interni, con utenti di altri server Nextcloud (condivisione federata) e con chiunque tramite un link pubblico, protetto da password e data di scadenza. Ogni file conserva le versioni precedenti, da ripristinare dalla barra laterale; il manuale utente precisa che una nuova versione si salva se sono passati almeno due minuti dalla precedente, e ogni utente ripristina da solo quella che gli serve.

Chat e videochiamate: Nextcloud Talk

Talk offre chat individuali e di gruppo, chiamate audio e video, condivisione dello schermo e webinar. Senza componenti aggiuntivi ogni partecipante invia il proprio flusso a tutti gli altri: secondo la documentazione di Talk un flusso video occupa circa 1 Mbit/s e una chiamata regge da 5 a 20 persone, di più con le telecamere spente. Per riunioni più grandi serve il backend ad alte prestazioni (High Performance Backend), un server che smista i flussi e arriva di solito a 30-50 partecipanti attivi.

Documenti online: Nextcloud Office

Nextcloud Office permette di modificare nel browser documenti, fogli di calcolo, presentazioni e PDF, anche in più persone nello stesso momento, nei formati Microsoft (DOCX, XLSX, PPTX) e in quelli aperti (ODT, ODS, ODP). Da Hub 26 Spring può usare Euro-Office, suite open source uscita il 9 giugno 2026 e derivata dal codice AGPL di ONLYOFFICE, oppure Collabora Online, basato su LibreOffice. Il comunicato di Hub 26 Summer annuncia un client desktop di Euro-Office, che la pagina del prodotto a ottobre 2026 indica ancora come in arrivo.

Calendario, contatti e posta: Nextcloud Groupware

Il groupware comprende calendari condivisi, rubrica e un client di posta. Per calendario e contatti fa da server CalDAV e CardDAV, quindi si sincronizza con Thunderbird, con le app del telefono e con ogni client che rispetta gli standard. La posta invece si appoggia a una casella esistente, via IMAP: Nextcloud è un client, non un server di posta. Il manuale utente include nel gruppo anche Deck, una bacheca a colonne per seguire attività e progetti.

Completano la suite Nextcloud Assistant, un assistente di intelligenza artificiale che la pagina della suite descrive come locale e utilizzabile con il modello scelto dall'azienda, e Nextcloud Flow, per automatizzare i flussi di lavoro interni.

Self-hosted o gestito: le tre formule di installazione

Nextcloud si installa in tre modi: su un server on-premise, su un server virtuale amministrato in proprio, oppure presso un fornitore che lo gestisce per conto dell'azienda. Le funzioni sono le stesse; cambiano chi aggiorna il software, chi controlla i backup e dove stanno fisicamente i dati.

Per l'installazione in proprio esiste un metodo ufficiale: Nextcloud All-in-One, un'immagine Docker che installa e aggiorna l'intero sistema, con il database PostgreSQL e la cache Redis. Fra i componenti opzionali, come descrive la sua documentazione, ci sono Office, il backend di Talk, il backup basato su BorgBackup e l'antivirus ClamAV. Restano a carico di chi gestisce il server le verifiche che non si automatizzano: che gli aggiornamenti arrivino per tempo, che i backup si ripristinino, che gli accessi siano protetti.

Rackone offre entrambe le strade, con la macchina in un data center in Italia. Le VPS Linux danno l'accesso root, e il server si amministra in proprio oppure si affida a un sistemista Rackone con la formula Managed. Con l'hosting Nextcloud fra le Cloud App l'azienda riceve invece una VPS a uso esclusivo con il software già installato e configurato, il certificato SSL e il proprio dominio: gli aggiornamenti di sicurezza li gestisce Rackone, l'accesso root via SSH resta al cliente. Il piano Cloud App parte da € 3,80 /mese, IVA esclusa, e il canone cresce con vCPU, RAM e spazio SSD scelti nel carrello.

Quali requisiti servono per installare Nextcloud?

Per installare Nextcloud serve un server Linux a 64 bit con un web server, PHP 8.x e un database. Il manuale di amministrazione della versione 35 indica le combinazioni supportate:

La memoria dipende da utenti, app e attività: la documentazione indica almeno 128 MB di RAM per ogni processo PHP e ne raccomanda 512 MB, mentre l'aggiornamento integrato ne richiede almeno 256 MB. Per gli utenti, i client desktop girano su Windows 10 e successivi, macOS 12 e successivi e Linux.

Oltre ai requisiti minimi, per un'installazione aziendale si prevedono anche:

• Dominio e certificato TLS: l'accesso dall'esterno passa da HTTPS; l'immagine All-in-One ottiene e rinnova il certificato con Let's Encrypt.
• Spazio disco: va stimato sui file degli utenti più le versioni precedenti e il cestino, che occupano spazio nella cartella dati.
• Backup: database e file, su un sistema separato dal server, con una prova di ripristino.

Nextcloud è sicuro? Cifratura e autenticazione a due fattori

Nextcloud offre di serie cifratura lato server ed end-to-end, autenticazione a due fattori e protezione dai tentativi di accesso ripetuti, ma solo gli aggiornamenti del server correggono le vulnerabilità note. La documentazione sulla cifratura distingue tre metodi, che proteggono da rischi diversi e non si sostituiscono a vicenda:

La cifratura lato server non cifra i nomi dei file né la struttura delle cartelle e non protegge da un server compromesso: per quel rischio serve la cifratura end-to-end, che, come spiega il manuale utente, si attiva su cartelle vuote dai client desktop e mobile, mentre nel browser quelle cartelle restano in sola lettura. Chi attiva la cifratura lato server deve custodire le chiavi: la documentazione avverte che perderle significa perdere i dati in modo definitivo.

L'autenticazione a due fattori è inclusa: il manuale di amministrazione elenca tre metodi installati di serie, un'app TOTP sul telefono, la conferma da un dispositivo già collegato e dieci codici di backup monouso, e altri si aggiungono dall'App Store. L'amministratore può renderla obbligatoria per tutti o per gruppi di utenti, e in azienda conviene farlo per tutti. Gli account si possono collegare anche a LDAP, Active Directory e single sign-on.

Le versioni di manutenzione correggono le vulnerabilità, e il changelog spiega che i dettagli delle falle si pubblicano circa tre settimane dopo la correzione: da quel momento un server non aggiornato è esposto a difetti noti. Il comunicato del 17 agosto 2026 annuncia che l'agenzia nazionale francese per la sicurezza dei sistemi informativi (ANSSI) ha assegnato a Nextcloud Files la certificazione CSPN, dopo test di vulnerabilità e di penetrazione. La certificazione riguarda il software, non i servizi di chi lo ospita.

Nextcloud, Microsoft 365 e Google Workspace: dove stanno i dati

Con Nextcloud i dati stanno sul server che sceglie l'azienda, gestito in proprio o da un fornitore; con Microsoft 365 e Google Workspace stanno nei data center del fornitore della suite. La differenza conta per la sovranità del dato, cioè quale legge si applica ai dati e chi può ottenerne la consegna.

Microsoft e Google offrono opzioni per tenere i dati in Europa. Con l'EU Data Boundary Microsoft si impegna a conservare e trattare nell'Unione europea e nei Paesi EFTA i dati dei clienti di Microsoft 365, salvo eccezioni che documenta; con le data regions Google Workspace permette di scegliere fra Stati Uniti, Unione europea o nessuna preferenza, nelle edizioni che le prevedono. Entrambe fanno capo però a società statunitensi, e il CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) prevede che i fornitori soggetti alla giurisdizione degli Stati Uniti diano seguito agli ordini legittimi delle autorità americane anche per i dati che hanno in custodia o controllo fuori dagli Stati Uniti.

Il 10 giugno 2025 la commissione d'inchiesta del Senato francese sugli acquisti pubblici ha affrontato il tema, come riporta il resoconto del Senato. La commissione ha chiesto al direttore degli affari pubblici e legali di Microsoft France se potesse garantire sotto giuramento che i dati dei cittadini francesi affidati a Microsoft tramite l'Ugap, la centrale d'acquisto pubblica, non sarebbero mai stati trasmessi su ingiunzione del governo statunitense senza l'accordo delle autorità francesi. Ha risposto di no, aggiungendo che non era mai successo.

Il confronto si basa sulla documentazione pubblica dei fornitori consultata il 6 ottobre 2026.

La sovranità non dipende solo dal software. Nel comunicato di agosto 2026 Nextcloud GmbH dichiara di non avere accesso ai dati dei clienti, ma un'istanza ospitata da un fornitore soggetto alla legge statunitense ricade comunque nel CLOUD Act: conta chi gestisce il server. Con le Cloud App di Rackone, azienda italiana, il servizio gira su una VPS in un data center in Italia. Le domande da fare a ogni fornitore, Rackone compresa, su sedi, subfornitori e richieste di autorità estere stanno nella pagina sulla sovranità del dato. Le informazioni su norme e contratti di questa sezione sono di carattere generale e non sostituiscono una consulenza legale.

Vantaggi e limiti della piattaforma

I vantaggi e i limiti di Nextcloud nascono dalla stessa scelta: l'azienda sceglie il server, e con il server si prende anche il lavoro di gestirlo.

Vantaggi

I vantaggi riguardano soprattutto il controllo dei dati e l'apertura della piattaforma.

• Controllo dei dati: l'azienda sceglie dove sta il server e chi lo amministra, e da questa scelta dipende la legge che si applica ai file.
• Nessun costo di licenza: il codice è AGPLv3, gli abbonamenti Enterprise sono facoltativi; si pagano infrastruttura e gestione.
• Una piattaforma modulare: file, chat, documenti e calendario condividono utenti, gruppi e permessi, e le app si attivano una alla volta.
• Standard aperti: WebDAV, CalDAV, CardDAV e formati aperti dei documenti semplificano la migrazione, in ingresso e in uscita.

Limiti

I limiti riguardano la gestione del server e i componenti da affiancare.

• Serve qualcuno che lo gestisca: aggiornamenti, backup e sicurezza sono a carico di chi ospita il server, in azienda o presso un fornitore.
• Componenti esterni: un server per i documenti condivisi, il backend ad alte prestazioni per le chiamate grandi e la casella di posta.
• La migrazione va provata: documenti complessi, macro e integrazioni costruite su un'altra suite si verificano prima di spostare il lavoro.

Quando conviene a un'azienda e quando no

Nextcloud conviene a un'azienda in cui qualcuno gestisce il server, in sede o presso un fornitore, e che ha almeno una di queste esigenze:

• i file contengono dati regolati o riservati, come dati personali dei clienti, documentazione sanitaria o progetti coperti da accordi di riservatezza;
• un contratto, un bando o un cliente chiede di indicare dove stanno i dati e chi vi accede;
• i file si scambiano spesso con clienti e partner esterni, e oggi viaggiano come allegati.

Conviene meno quando né l'azienda né un fornitore possono occuparsi del server, oppure quando il lavoro dipende da integrazioni con Microsoft 365 o Google Workspace che non hanno un equivalente. Nel secondo caso un passaggio graduale, partendo dai file condivisi, riduce il rischio.

Un esempio ipotetico: uno studio di progettazione con due sedi, che oggi spedisce i disegni come allegati, li tiene in un archivio unico su una VPS in Italia e li condivide con clienti e cantieri tramite link a scadenza. Per chi lavora fuori sede, Nextcloud su Cloud App è uno degli strumenti dello smart working aziendale, insieme a VPN, desktop remoto e protezione dei dispositivi.

Da dove partire: dalla prova alla produzione

Per provare Nextcloud basta un server di prova con l'immagine All-in-One. Per usarlo in produzione si decide prima chi gestisce il server e dove stanno i dati, poi si rende obbligatoria l'autenticazione a due fattori e si pianifica un backup su un sistema separato. Per avere la piattaforma pronta, aggiornata e con i dati in Italia senza amministrare il server, attiva Nextcloud tra le Cloud App.

Domande frequenti

Nextcloud è gratis?

Sì, il software Nextcloud è gratuito: il codice del server è pubblicato con licenza AGPLv3 e si installa senza pagare licenze, come le app ufficiali per computer e smartphone. Si pagano il server che lo ospita, il lavoro di chi lo gestisce e, se servono, gli abbonamenti Nextcloud Enterprise, che Nextcloud GmbH vende con supporto per le installazioni aziendali critiche e di grandi dimensioni.

Che differenza c'è tra Nextcloud e ownCloud?

Nextcloud è nato nel giugno 2016 come fork di ownCloud, avviato da Frank Karlitschek, il fondatore di ownCloud, insieme a Niels Mache e a diversi sviluppatori principali del progetto. Da allora Nextcloud e ownCloud sono due progetti separati, con aziende, codice e piani di sviluppo distinti. Rackone li offre entrambi fra le Cloud App, ciascuno su una VPS a uso esclusivo.

Nextcloud rende un'azienda conforme al GDPR?

No, Nextcloud da solo non rende un'azienda conforme al GDPR: è uno strumento che aiuta, perché permette di scegliere dove stanno i dati, chi vi accede e per quanto restano condivisi. La conformità dipende da come lo si configura e da chi lo gestisce. Se il server è di un fornitore esterno, il rapporto va regolato da un contratto sul trattamento dei dati, e conviene verificare dove finiscono anche le copie di backup.

Nextcloud funziona su smartphone e tablet?

Sì, Nextcloud ha app ufficiali gratuite per iOS e Android, per i file e per Talk. Il manuale di Nextcloud 35 indica come minimo iOS 17 o Android 9 per l'app Files. Calendario e contatti di Nextcloud si sincronizzano anche con le app del telefono attraverso CalDAV e CardDAV, i protocolli standard che il server supporta.

Cos'è Nextcloud Talk?

Nextcloud Talk è l'app di Nextcloud per chat, chiamate audio e video, condivisione dello schermo e webinar, usabile dal browser e dalle app per smartphone. Senza componenti aggiuntivi, nelle chiamate di Talk ogni partecipante invia il proprio flusso a tutti gli altri e, come indica la sua documentazione, una chiamata regge da 5 a 20 persone; per riunioni più grandi serve il backend ad alte prestazioni, che smista i flussi video da un server.

Si può collegare Nextcloud a uno storage S3?

Sì, il manuale di amministrazione descrive due modi per collegare Nextcloud a uno storage compatibile S3: come archivio primario, al posto del disco del server, oppure come storage esterno montato in una cartella. Come archivio primario i file sul bucket non sono leggibili fuori da Nextcloud, perché nomi e cartelle stanno nel database: il backup deve comprendere sia il bucket sia il database.

Nextcloud può sostituire Microsoft 365 o Google Workspace?

Sì, in buona parte: Nextcloud copre file, condivisione, documenti online, chat e videochiamate, calendario e contatti. La posta è l'eccezione, perché Nextcloud offre un client e non un server di posta. Prima di migrare conviene provare i documenti complessi, le macro e le integrazioni costruite sulla suite attuale, e si può partire dai file per aggiungere le altre funzioni dopo.